Notícias 2015

Inovação e tecnologia permitem automação na geração de documentos e maior segurança para instituições hospitalares

O processo de geração de documentos digitais e digitalização de áreas como o arquivo de prontuários, geralmente conhecido por Serviço de Arquivo Médico e Estatística (Same), pode trazer às instituições maior agilidade no atendimento aos pacientes, produtividade dos profissionais, economia de recursos e mais segurança na integridade das informações.

A informação foi levada aos profissionais do setor por Adriano Duarte, diretor da Green Soluções, uma empresa especializada no tema. Ele falou sobre Same Digital durante o 1º Fórum de Tecnologia da Informação em Saúde, que ocorreu durante o dia 23 de outubro em Curitiba. O evento acontece paralelamente ao 8º Seminário Femipa, promovido pela Federação das antas Casas de Misericórdia e Hospitais Beneficentes do Estado do Paraná (Femipa).

Para Duarte, a substituição de documentos físicos por documentos digitais tem diversos benefícios colaterais. Além da eliminação do trânsito de documentos sigilosos dentro e, muitas vezes, fora da instituição, o sistema proposto pelo especialista, totalmente com armazenamento em nuvem, via internet, dispensa ainda investimentos com servidores, banco de dados e outros equipamentos. “Nossa metodologia nos permite a integração aos sistemas já utilizados pelo hospital e a transmissão para armazenamento 100% em nuvem destes dados, com segurança total”, explicou.

Outro ponto favorável, segundo o especialista é a captação de informações de forma automatizada e integração ao sistema. Deste modo, documentos produzidos no Office, fax, imagens capturadas e outras informações, como arquivos de voz, podem ser imediatamente reunidas ao prontuário em questão, tornando a informação armazenada e acessível – até mesmo em aparelhos móbiles – conforme as definições da instituição.

Além disto, Duarte afirmou que a tecnologia disponível atualmente permite atualmente um avançado sistema de leitura de caracteres (conhecido como OCR), que permite a geração de todo o conteúdo de documentos digitalizados, o que torna possível a realização de consultas com pesquisa de texto livre nos prontuários. “Por meio dessa tecnologia é possível, por exemplo, que seja capturada informações da tela que esta sendo utilizada por um médico em um determinado momento. A partir do instante em que ele clica no ícone relacionado e o próprio sistema fará a busca do prontuário digital e mostra todo o arquivo relacionado àquele paciente”, citou.

“Da mesma forma, um auditor também pode ter acesso a toda essa informação com garantia de autenticidade em tempo real, na tela do seu computador. Ainda, é possível oferecer ao paciente uma cópia do seu prontuário em cd, com toda a segurança e de forma rápida quando necessário”, cita como outros exemplos.

Processo

O especialista explicou aos profissionais presentes que o processo de substituição dos documentos físicos pelos digitais começa com um mapeamento das informações utilizadas e do fluxo de trabalho dos documentos que serão transformados em sua versão eletrônica.

Após esse mapeamento, é realizada uma modelagem desse processo e validação com os profissionais. Depois de validada, a empresa orienta quanto às alterações e atividades que tornarão todos os documentos digitais e qual será o destino de cada um em cada fase do trabalho, conforme as definições do hospital. Também é possível definir níveis de acesso de acordo com cada categoria de usuário e necessidade de sigilo da informação.

Cada vez que o documento é gerado ou digitalizado, ele recebe a certificação digital, de acordo com as normas definidas pela legislação brasileira e pelo Conselho Federal de Medicina e pode ser utilizado para fins jurídicos ou qualquer outra necessidade legal.

“Dados de pesquisa internacional mostram que é gasto em media 4% do tempo dos funcionários na busca de documentos. No Brasil, estimamos que esse índice chegue a 10%. Outro fator importante é o da segurança, 70% das empresas, segundo essa mesma pesquisa, nunca mais se recuperam de um desastre de informações, o que pode ocorrer certamente em um caso de incêndio ou inundação, que não são incomuns”, alerta o especialista.

Sobre o evento

O 1º Fórum de Tecnologia da Informação em Saúde foi criado com o objetivo principal de mostrar que o uso da tecnologia de informação em Saúde vai muito além da utilização de softwares como ferramentas de gestão e gerenciamento das atividades no hospital. Hoje, a tecnologia oferece suporte para atendimento ao paciente e atende uma gama ampla de informações médicas e armazenamento de imagens, necessidade de acesso remoto. Essa é uma nova realidade inegável, que deve ser tratada com responsabilidade e capacidade técnica, exigindo atenção tanto no processamento quanto acesso, armazenamento e segurança dos dados.